Проверено: 28 июля 2026 года.
ИИ можно попросить проверить договор, кратко пересказать медицинское заключение или помочь ответить клиенту. Но вместе с задачей в чат легко отправить данные, которые человек не стал бы публиковать или пересылать незнакомому адресату.
Это не значит, что ИИ-сервисами нельзя пользоваться для работы с документами. Важно понимать, какие данные вы передаёте, зачем они нужны и что с ними происходит после отправки.
Разговор с ИИ не всегда остаётся только на вашем устройстве
Когда вы вводите текст, загружаете документ или прикладываете фотографию, информация обычно передаётся сервису, который обрабатывает запрос. Условия зависят от приложения, вида учётной записи, настроек и тарифа.
В одном сервисе разговоры могут использоваться для улучшения моделей, в другом это можно отключить, а в корпоративной версии действуют отдельные правила. Часть информации может некоторое время храниться для обеспечения безопасности или выполнения юридических требований.
Поэтому перед отправкой документа полезно задать себе простой вопрос:
Что произойдёт, если эти данные увидит посторонний человек?
Если последствия будут серьёзными, сначала нужно убрать лишнюю информацию или выбрать подходящее рабочее решение.
Пароли и коды доступа
В ИИ-чат нельзя отправлять:
- пароли
- коды двухэтапной проверки
- коды восстановления
- PIN-коды
- данные банковской карты вместе с кодом безопасности
- секретные ключи
- токены доступа
- закрытые ключи электронной подписи
- резервные копии кодов для входа
ИИ не нужен настоящий пароль, чтобы объяснить, как настроить вход или исправить ошибку.
Вместо реальных данных используйте вымышленный пример:
example-password
Если пароль или ключ уже попал в чат, безопаснее считать его раскрытым и заменить.
Документы, по которым можно определить человека
Осторожно нужно обращаться с паспортами, ID-картами, водительскими удостоверениями и другими личными документами. На них могут находиться:
- имя и фамилия
- личный код
- дата рождения
- фотография
- номер документа
- подпись
- адрес
- сведения о гражданстве
Для большинства вопросов весь документ не нужен. Если требуется помощь с отдельным полем или формулировкой, лучше закрыть остальные сведения и показать только нужную часть.
Удалить одно имя иногда недостаточно. По должности, месту работы, адресу, редкой жизненной ситуации или сочетанию других деталей всё равно можно понять, о ком идёт речь.
Особые категории персональных данных
Общий регламент ЕС по защите данных выделяет сведения, для обработки которых действуют более строгие условия. К ним относятся данные о:
- расовом или этническом происхождении
- политических взглядах
- религиозных или философских убеждениях
- членстве в профсоюзе
- здоровье
- генетических особенностях
- биометрических признаках, используемых для идентификации
- сексуальной жизни
- сексуальной ориентации
Эстонская Инспекция по защите данных подчёркивает, что использование ИИ не отменяет требования GDPR и не снимает ответственность с организации. Для обработки особых категорий данных нужны соответствующие правовые основания и меры защиты. Разъяснение AKI о персональных данных и ИИ, статья 9 GDPR.
Это не означает, что ИИ никогда нельзя применять в медицине или при работе с чувствительными сведениями. Но обычный личный чат и специально подготовленная система с договором, ограниченным доступом и подходящими мерами безопасности — не одно и то же.
Данные клиентов, сотрудников и партнёров
Рабочий документ может содержать чужие персональные данные:
- контакты клиента
- переписку
- договор
- резюме
- сведения о зарплате
- оценку работы сотрудника
- запись встречи
- жалобу
- информацию о задолженности
- историю заказов
То, что сотрудник имеет доступ к этим сведениям, ещё не означает, что их можно передать любому внешнему ИИ-сервису.
У предприятия должна быть понятная цель и законное основание для обработки персональных данных. Также действует принцип минимизации: использовать следует только те сведения, которые действительно нужны для конкретной задачи. Принципы обработки данных — Andmekaitse Inspektsioon.
Например, чтобы улучшить шаблон ответа на жалобу, обычно не нужны настоящее имя клиента, адрес, номер заказа и полная история переписки. Их можно заменить нейтральными обозначениями.
Внутренние документы предприятия
Не стоит без проверки загружать в личный ИИ-аккаунт:
- неопубликованные финансовые отчёты
- коммерческие предложения с закрытыми условиями
- договоры о конфиденциальности
- внутренние инструкции по безопасности
- списки клиентов
- планы сокращений или найма
- исходный код с ключами доступа
- информацию о ещё не выпущенном продукте
- документы, полученные от партнёра на условиях конфиденциальности
Британский Национальный центр кибербезопасности рекомендует не вводить чувствительную информацию в общедоступные языковые модели и не отправлять туда запросы, публикация которых могла бы создать проблему. Рекомендации NCSC.
Счета и финансовые документы
Счёт кажется обычным рабочим документом, но в нём могут быть:
- имена и контакты
- регистрационные и налоговые номера
- банковские реквизиты
- адреса
- перечень приобретённых услуг
- цены и условия сотрудничества
Если нужно попросить ИИ объяснить строку в счёте, необязательно загружать документ целиком. Можно выписать непонятный фрагмент, скрыв стороны договора, номера счетов и другие ненужные сведения.
Автоматическая обработка счетов возможна, но её следует настраивать как отдельный рабочий процесс: определить разрешённый сервис, права доступа, срок хранения, правила проверки и действия при ошибке.
Чужие фотографии, голос и переписка
Прежде чем загружать фотографию, запись разговора или переписку, нужно помнить, что на них присутствуют другие люди.
Это особенно важно для:
- записей рабочих встреч
- голосовых сообщений клиентов
- фотографий детей
- видеозаписей из помещения
- снимков документов
- переписки из закрытых групп
- экранных снимков из медицинских, банковских и государственных сервисов
Даже если нужен только краткий пересказ разговора, запись может содержать имена, телефоны, адреса и другие сведения. Сначала стоит проверить, есть ли право передавать её выбранному сервису.
Настройки действительно имеют значение
У одного и того же разработчика правила могут различаться для личных и рабочих продуктов.
ChatGPT
В личном ChatGPT использование новых разговоров для обучения моделей можно отключить в разделе управления данными. Временные разговоры не используются для обучения и удаляются из систем OpenAI в течение 30 дней. Для ChatGPT Business, Enterprise и API содержимое по умолчанию не используется для обучения моделей. Управление данными в ChatGPT, обработка рабочих данных OpenAI.
Однако правила хранения зависят не только от настроек сервиса. В 2025 году из-за судебного разбирательства OpenAI некоторое время была обязана сохранять часть данных дольше обычного.
По сообщению OpenAI, 26 сентября 2025 года обязанность бессрочно сохранять новые пользовательские данные закончилась и OpenAI вернулась к обычным срокам. При этом OpenAI продолжает отдельно хранить ограниченный массив исторических данных за апрель–сентябрь 2025 года в связи с продолжающимся судебным спором.
OpenAI указывает, что разговоры, созданные в Европейской экономической зоне, Швейцарии и Великобритании, в этот массив не входят. Доступ к сохраняемым данным есть только у небольшой проверяемой группы специалистов OpenAI по юридическим вопросам и безопасности. OpenAI также утверждает, что эти сведения сейчас не переданы истцам или суду. Сообщение OpenAI о хранении данных.
Это хороший пример того, почему правила стоит время от времени проверять заново: на них могут повлиять не только настройки приложения, но и внешние юридические обстоятельства.
Gemini
В личных приложениях Gemini обработка разговоров зависит от настройки сохранения активности.
Если сохранение активности включено, Google может использовать разговоры для улучшения своих сервисов. Часть материалов просматривают специалисты Google и привлечённые проверяющие. Перед такой проверкой данные отделяют от учётной записи и стараются уменьшить количество информации, по которой можно определить пользователя.
Разговоры и связанные с ними сведения, попавшие на проверку, могут храниться до трёх лет. Если пользователь удалит историю, уже проверенные материалы могут остаться в обезличенном виде, потому что они больше не связаны с его учётной записью.
Если сохранение активности отключено, будущие разговоры не используются для обучения моделей, если пользователь сам не отправит отзыв. Но они всё равно сохраняются в учётной записи до 72 часов, чтобы сервис мог ответить на запрос и обеспечивать безопасность своей работы.
Google прямо советует не вводить конфиденциальную информацию, которую пользователь не хотел бы показывать проверяющему. Центр конфиденциальности Gemini.
Microsoft 365 Copilot
Microsoft указывает, что запросы и ответы в Microsoft 365 Copilot Chat не используются для обучения базовых моделей. При этом взаимодействия могут сохраняться для аудита и поиска информации в рамках юридических процедур. Доступные средства защиты зависят от подписки и настроек организации. Конфиденциальность Microsoft 365 Copilot Chat.
Надпись "с ИИ" ничего не говорит о порядке обработки данных. Нужно проверять условия именно того продукта, тарифа и типа учётной записи, которыми вы пользуетесь.
Что проверить перед загрузкой документа
Перед использованием ИИ-сервиса для рабочих данных полезно выяснить:
- Это личная или корпоративная учётная запись?
- Используются ли запросы и файлы для обучения моделей?
- Можно ли отключить такое использование?
- Как долго хранится информация?
- Могут ли её проверять люди?
- Какие подключённые приложения получают доступ к данным?
- Где обрабатывается информация?
- Есть ли у предприятия договор об обработке данных с поставщиком?
- Разрешает ли организация использовать этот сервис?
- Можно ли выполнить задачу без настоящих персональных данных?
Условия сервисов меняются, поэтому такую проверку недостаточно провести один раз навсегда.
Как передавать меньше данных
Во многих случаях задачу можно решить безопаснее:
- заменить настоящее имя на "клиент" или "сотрудник"
- убрать адреса, телефоны и личные коды
- скрыть номера документов
- удалить подписи и банковские реквизиты
- вырезать из снимка только нужный фрагмент
- заменить реальные суммы условными
- пересказать ситуацию без полной переписки
- использовать тестовый документ
- работать в одобренной предприятием системе
- дать ИИ доступ только к нужной папке, а не ко всему хранилищу
Но простая замена имени не всегда делает данные анонимными. Если человека можно определить по оставшимся сведениям, это по-прежнему персональные данные.
Простое правило перед отправкой
Перед тем как нажать кнопку загрузки, стоит остановиться на несколько секунд:
Нужны ли ИИ все эти сведения, чтобы выполнить мою задачу?
Чаще всего ответ будет: нет.
ИИ может проверить структуру письма без имени клиента, объяснить пункт договора без подписей и реквизитов, помочь с таблицей без настоящих номеров счетов. Чем меньше ненужных данных получает система, тем меньше возможный ущерб в случае ошибки, неправильной настройки или утечки.
ИИ может быть полезным рабочим инструментом. Но удобство не отменяет осторожности — особенно когда информация принадлежит не только вам.